ОТЧЁТ

архивного отдела Администрации

муниципального района Похвистневский Самарской области

о проделанной работе за 2014 год

За 2014 год архивным отделом была проделана следующая работа:

11 марта архивный отдел провёл День открытых дверей, приуроченный ко Дню архивов.

В День открытых дверей архивный отдел посетили  22 человека, в том числе  учащиеся Государственного бюджетного общеобразовательного учреждения средней школы (ГБОУ СОШ) села Нижнеаверкино.

13 марта проведена экскурсия с группой школьников и преподавателей Государственного бюджетного общеобразовательного учреждения средней школы (ГБОУ СОШ) села Старый Аманак.

Проведено инициативное фотодокументирование 2-х мероприятий, посвященных подготовке выборов Губернатора Самарской области:

—  встречи с кандидатами на пост Губернатора Самарской области 15.07.2014;

— встречи с активом муниципального района Похвистневский 17.07.2014.

В список № 1 организаций- источников комплектования архивного отдела протоколом ЭПК от 11.09.2014 № 12 включены:

— управление социальной защиты населения Администрации муниципального района Похвистневский Самарской области;

— контрольно-счётная палата муниципального района Похвистневский Самарской области.

25 сентября начальник отдела присутствовала на выездном заседании коллегии управления государственной архивной службы Самарской области                               в муниципальном районе Исаклинский.

4 декабря начальник отдела приняла участие в работе совещания-семинара управления государственной архивной службы по отбору, описанию, учёту фотодокументов, а также заполнению показателей Основных направлений развития архивного дела.

В 2014 году архивным отделом подготовлены проекты нормативно-правовых актов Администрации муниципального района Похвистневский:

— распоряжения от 22.08.2014 № 152-р «Об утверждении графика проверки наличия и состояния похозяйственных книг, хранящихся в архивах сельских поселений муниципального района Похвистневский Самарской области»;

— постановления от 17.09.2014 № 755 «Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги «Исполнение запросов социально-правового характера по материалам отдела»;

— постановления от 19.09.2014 № 776 «Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги «Консультации и разъяснения по работе с документами сотрудникам муниципальных организаций»;

— постановления от 19.09.2014 № 777 «Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги «Предоставление документов во временное пользование фондообразователям, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам для служебного пользования»;

— постановления от 19.09.2014 № 778 «Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги «Приём на хранение архивных документов»;

—  постановления от 19.09.2014 № 779 «Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги «Согласование номенклатур дел, положений об архивах, экспертных комиссиях органов местного самоуправления, организаций и учреждений, находящихся на территории района»;

—  постановления от 12.12.2014 № 1146 «Об утверждении показателей основных направлений развития архивного дела в муниципальном районе Похвистневский на 2015 год».

Обеспечение сохранности документов

Архивного фонда Самарской области

В целях обеспечения сохранности документов Архивного фонда Самарской области  проведена проверка наличия и состояния 803 дел фондов: ф.№ Р-8 Похвистневский отдел государственной статистики (790 дел за 1937-1990 годы); ф.№ Р-6 Сельскохозяйственная артель (колхоз) имени Скрябина Петровского района Куйбышевской области (13 дел за 1935-1939,1946 годы).

Согласно письму управления государственной архивной службы  самарской области  от 12.03.2014 № 9/72 проведена проверка наличия и состояния                              709 похозяйственных книг, хранящихся  в архивах сельских поселений: Рысайкино – 87 дел за 1940-1954, 1991-2006 годы, Среднее Аверкино – 353 дело за 1943-2006 годы, Алькино – 269 дел за 1952-2013 годы.

Закартонированы дела в количестве 2632 единиц хранения фондов:

— ф.№ Р-28 Финансовое управление Администрации муниципального района Похвистневский – 1368 дел за 1938-2007 годы;

— ф.№ Р-8 Похвистневский отдел государственной статистики – 790 дел за 1937-1990 годы;

— и управленческой документации нового поступления в количестве 474 дел.

Формирование Архивного фонда Самарской области.

В 2014 году осуществлён приём на хранение управленческой документации от 21 учреждения списка № 1 в количестве 474 дел:

— Администрации муниципального района Похвистневский Самарской области (ф.№ Р-155) – 67 дел за 2008 годы;

— органов местного самоуправления сельского поселения Старопохвистнево муниципального района Похвистневский Самарской области (ф.№ Р-184)                                – 18 дел за 2008 год;

— органов местного самоуправления сельского поселения Малое Ибряйкино муниципального района Похвистневский Самарской области (ф.№ Р-172)                                – 18 дел за 2008 год;

— органов местного самоуправления сельского поселения Подбельск                              муниципального района Похвистневский Самарской области (ф.№ Р-179)                           – 21 дело за 2008 год;

— органов местного самоуправления сельского поселения Кротково                               муниципального района Похвистневский Самарской области (ф.№ Р-181)                                     – 17 дел за 2008 год;

— органов местного самоуправления сельского поселения Старый Аманак                              муниципального района Похвистневский Самарской области (ф.№ Р-178)                             – 19 дел за 2008 год;

— органов местного самоуправления сельского поселения Староганькино                             муниципального района Похвистневский Самарской области (ф.№ Р-182)                                  – 21 дело за 2008 год;

— органов местного самоуправления сельского поселения Красные Ключи                              муниципального района Похвистневский Самарской области (ф.№ Р-188)                      – 20 дел за 2007-2008 годы;

— органов местного самоуправления сельского поселения Мочалеевка                             муниципального района Похвистневский Самарской области (ф.№ Р-183)                  – 13 дел за 2008 год;

— органов местного самоуправления сельского поселения                              Среднее Аверкино  муниципального района Похвистневский Самарской области (ф.№ Р-185) – 19 дел за 2006-2008 годы;

— органов местного самоуправления сельского поселения Рысайкино                             муниципального района Похвистневский Самарской области (ф.№ Р-176)                                    – 21 дело за 2008 год;

— органов местного самоуправления сельского поселения Алькино                             муниципального района Похвистневский Самарской области (ф.№ Р-180)                         – 19 дел за 2008 год;

— органов местного самоуправления сельского поселения Малый Толкай                              муниципального района Похвистневский Самарской области (ф.№ Р-177)                       – 19 дел за 2007-2008 годы;

— органов местного самоуправления сельского поселения Новое Мансуркино                              муниципального района Похвистневский Самарской области (ф.№ Р-191)                       – 20 дел за 2008 год;

— органов местного самоуправления сельского поселения Савруха                              муниципального района Похвистневский Самарской области (ф.№ Р-186)                        – 18 дел за 2008 год;

— сельскохозяйственной артели (колхоза) «Дружба» села Ахрат сельского поселения Среднее Аверкино Похвистневского района Самарской области                        (ф.№ Р-95) – 17 дел за 2008 год;

— собрания представителей муниципального района Похвистневский Самарской области (ф.№ Р-187) – 14 дел за 2008 год;

— органов местного самоуправления сельского поселения Большой Толкай                             муниципального района Похвистневский Самарской области (ф.№ Р-189)                                      – 16 дел за 2008 год;

— комитета по управлению муниципальным имуществом Администрации муниципального района Похвистневский Самарской области (ф.№ Р-158) – 5 дел за 2008 год;

— сельскохозяйственной артели имени Пушкина села Красные Ключи сельского поселения Красные Ключи Похвистневского района Самарской области                        (ф.№ Р-110) – 35 дел за 1989,2005-2008 годы;

— финансового управления Администрации муниципального района Похвистневский Самарской области (ф.№ Р-158) – 57 дел за 2008 год.

В 2014 году приняты на хранение фотодокументы (цветные негативы) фонда № Р-155 Администрация Похвистневского района Самарской области и органы местного самоуправления его территории в количестве 26 единиц хранения за 2000 год.

В 2014 году осуществлён приём на хранение документов по личному составу в количестве 392 дел 2-х организаций:

— сельскохозяйственной артели (колхоза) «Луч» села Большая Ёга Ёгинской волости Похвистневского района Самарской области (ф.№ Р-111) – 382 дела за 1950-2002 годы;

— общества с ограниченной ответственностью (ООО) «Родник» села Старопохвистнево сельского поселения Старопохвистнево Похвистневского района Самарской области (ф.№ Р-193) – 10 дел за 2008-2012 годы.

В 2014 году утверждены описи экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) при управлении государственной архивной службы Самарской области  на 397 дел управленческой документации 4 учреждений:

— мирового судьи судебного участка № 1 Похвистневского района Самарской области – 41 дело за 2004-2005 годы (пр. ЭПК от 15.08.2014 № 11);

— сельскохозяйственной артели имени Пушкина села Красные Ключи сельского поселения Красные Ключи Похвистневского района Самарской области– 208 дел за 1989-2011 годы (пр. ЭПК от 27.11.2014 № 18);

— органов местного самоуправления сельского поселения Мочалеевка  муниципального района Похвистневский Самарской области – 71 дело за 2005-2011 годы (пр. ЭПК от 27.11.2014 № 18);

— органов местного самоуправления сельского поселения Старый Аманак  муниципального района Похвистневский Самарской области – 77 дел за 2005-2011 годы (пр. ЭПК от 27.11.2014 № 18).

В 2014 году утверждены описи фотодокументов (цветных негативов) Администрации Похвистневского района Самарской области и органов местного самоуправления его территории (ф.№ Р-155) в количестве 26 единиц хранения за 2000 год.

Согласованы на ЭПК описи документов по личному составу на 207 дел             3 учреждений:

— сельскохозяйственной артели имени Пушкина села Красные Ключи сельского поселения Красные Ключи Похвистневского района Самарской области– 178 дел за 1992-2011 годы (пр. ЭПК от 27.11.2014 № 18);

— органов местного самоуправления сельского поселения Мочалеевка  муниципального района Похвистневский Самарской области – 16 дел за 2009-2011 годы (пр. ЭПК от 27.11.2014 № 18);

— органов местного самоуправления сельского поселения Старый Аманак  муниципального района Похвистневский Самарской области – 13 дел за 2008-2011 годы (пр. ЭПК от 27.11.2014 № 18).

Согласованы положение об экспертной комиссии (ЭК) и положение об архиве Похвистневской межрайонной прокуратуры Самарской области.

Проведены проверки состояния архива и делопроизводства  2 учреждений: Администрации сельского поселения Среднее Аверкино, Администрации сельского поселения Рысайкино.

Проведены 2 семинара:

— 20 марта семинар с ответственными за делопроизводство и архивы Управлений, Комитетов, отделов Администрации района на тему «Организация делопроизводства и архива в Управлениях, Комитетах и отделах Администрации муниципального района Похвистневский».

— 19 июня семинар с ответственными за архивы 15 сельских поселений муниципального района Похвистневский Самарской области на тему «Проверка наличия и состояния похозяйственных книг, хранящихся в архивах сельских поселений».

Проведена паспортизация архивов 34 учреждений списка № 1.

Создание учётных баз данных и автоматизированного НСА

В программный комплекс «Архивный фонд» введены

2 фонда:

ф.№ Р-190 Общество с ограниченной ответственностью (ООО) «Надежда» села Малое Ибряйкино сельского поселения Малое Ибряйкино Похвистневского района Самарской области,

ф.№ Р-192 Кукушкин Николай Тимофеевич (17 декабря 1935 года — . . . ), директор совхоза «Северный Ключ» Похвистневского района, Заслуженный зоотехник России, Почётны гражданин Самарской области.

2 описи: фондов №№ Р-190, Р-192.

1000 единиц хранения управленческой документации фондов:

ф № Р-78 Администрация Малотолкайской волости и органы общественного самоуправления её территории (опись № 2) – 106 ед.хр.;

ф.№ Р-79 Администрация Староганькинской волости и органы общественного самоуправления её территории – 369 ед.хр.;

ф.№ Р-80 Администрация Исаковской волости и органы общественного самоуправления её территории – 418 ед.хр;

ф.№ Р-83 Администрация Большетолкайской волости (опись № 1) – 107 ед.хр.

Итого на 01.01.2015 – 155 фондов, 260 описей, 3032 единицы хранения.

Проведена каталогизация управленческой документации  по фонду № Р-30 Похвистневский районный Совет и его исполнительный комитет Куйбышевской области – просмотрено 12 дел, заполнены 59 карточек.

Проиндексировано 59 тематических карточек фонда № Р-30 Похвистневский районный Совет и его исполнительный комитет Куйбышевской области.

Предоставление информационных услуг и использование документов

В 2014 году поступило 1074 запроса социально-правового характера, из которых исполнено по документам архива – 1031,  из них с положительным результатом – 1018, с отрицательным – 13.

Направлены по принадлежности, даны рекомендации на 43 социально-правовых запросов.

Исполнено 7 тематических запроса с положительным результатом.

В 2014 году поступило и исполнено 292 имущественных запроса, в том числе с положительным результатом – 284, с отрицательным – 8.

В 2014 году в архивном отделе исследовательской работой занимались 3 исследователя: выдано 33 дела, 3 посещения.

В 2014 году специалистами отдела использовано в работе 5681 дело.

Изготовлено ксерокопий, в том числе для исследователей — на 2072 листах 1005 ксерокопий.

В 2014 году принято 470 граждан.

Начальник архивного отдела                                            Л.А.Колесникова