АДМИНИСТРАЦИЯ   муниципального района Похвистневский Самарской области ПОСТАНОВЛЕНИЕ _21.11.2012___ № ___919_________ г. Похвистнево Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги «Предоставление документов во временное пользование фондообразователям, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам для служебного пользования»

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 года  № 210-ФЗ                      «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», руководствуясь ст. 26, 27  Устава района,  Администрация муниципального района Похвистневский

П О С Т А Н О В Л Я Е Т:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент предоставления муниципальной услуги «Предоставление документов во временное пользование фондообразователям, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам для служебного пользования».

2. Опубликовать настоящее Постановление в средствах массовой информации и разместить на официальном сайте Администрации района в сети Интернет.

3. Постановление вступает в силу со дня официального опубликования.

4. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить                        на заместителя Главы района, руководителя аппарата Администрации муниципального района Похвистневский.

5.   Постановление от 17.05.2011 № 331 «Об утверждении административных регламентов исполнения муниципальных услуг архивным отделом Администрации  района» считать утратившим силу.

Глава района                                                                          Ю.Ф.Рябов

УТВЕРЖДЕН

Постановлением Администрации

муниципального района Похвистневский

от  _10.12.2012_____  № _919_

Административный регламент

предоставления муниципальной услуги

«Предоставление документов во временное пользование

фондообразователям, судебным, правоохранительным и иным

уполномоченным органам для служебного пользования»

I. Общие положения

1.1. Настоящий административный регламент предоставления муниципальной  услуги «Предоставление документов во временное пользование фондообразователям, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам для служебного пользования» (далее – административный регламент) разработан в целях повышения качества предоставления муниципальной услуги «Предоставление документов во временное пользование фондообразователям, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам для служебного пользования» (далее – муниципальная услуга), определяет основные требования к предоставлению муниципальной услуги, повышения качества исполнения и доступности результатов предоставления муницпальной услуги, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур).

1.2. В настоящем административном регламенте используются следующие термины и понятия:

муниципальная услуга, предоставляемая органом местного самоуправления (далее – муниципальная услуга) – деятельность по реализации функций органа местного самоуправления, которая осуществляется по запросам заявителей в пределах полномочий органа, предоставляющегомуниципальные услуги, по решению вопросов местного значения;

заявитель – физические или юридические лица, либо их уполномоченные представители, индивидуальные предприниматели, обратившиеся в орган, предоставляющий муниципальные услуги, либо в организации, предоставляющие муниципальные услуги, с запросом о предоставлении муниципальной услуги, выраженным в письменной или электроннйо форме.

1.3. Право на получении муниципальной услуги имеют:

—     физические и юридические лица (далее – заявители), в процессе деятельности которых образуются документы архивного фонда Самарской области (далее – фондообразователи) для работы с собственными документами, переданными  на хранение в архивохранилище архивного отдела;

—     судебные, правоохранительные и иные уполномоченные органы                                               для служебного пользования.

1.4. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле
в Российской Федерации»;

Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации оказания государственных и муниципальных услуг»;

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении правил организации хранения,

комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;

Законом Самарской области от 12.05.2005 № 109-ГД «Об архивном деле
в Самарской области»;

Уставом муниципального района Похвистневский, принятым Собранием представителей Похвистневского района 26.05.2005;

Постановлением Администрации муниципального района Похвистневский

от 26.11.2007 № 1369 «Об утверждении Положения об архивном отделе Администрации муниципального района Похвистневский».

1.5. Информирование о правилах предоставления муниципальной услуги осуществляется работниками архивного отдела.

Заявители могут получить информацию по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги:

— по телефону – должностные лица архивного отдела дают исчерпывающую информацию по вопросам предоставления муниципальной услуги;

—  по письменному обращению согласно приложению 1 –  ответ направляется                 в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения;

—  в электронном виде –  ответ направляется заявителю на электронный адрес, указанный в заявлении, в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления обращения;

— при личном обращении – прием осуществляется начальником архивного отдела по адресу: Самарская область, г.Похвистнево, ул.Мира, д.20;

— в электронном виде в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (далее – сеть «Интернет»);

—  в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» (далее – Единый портал государственных и муниципальных услуг) – http://www.gosuslugi.ru;

— в региональной системе Единого портала государственных и муниципальных услуг «Портал государственных и муниципальных услуг Самарской области» (далее   – Портал государственных и муниципальных услуг Самарской области) — http://www.pgu.samregion.ru и http://www.uslugi.samregion.ru.

1.6. Информирование о предоставлении муниципальной услуги, а также предоставленные гражданам в ходе консультаций формы документов и информационно-справочные материалы являются бесплатными.

1.7. Сведения о месте нахождения, графике работы, номерах справочных телефонах уполномоченного органа, осуществляющего предоставление муниципальной услуги, находятся в помещении уполномоченного органа,                          на информационных стендах.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование мунициальной услуги – «Предоставление документов во временное пользование фондообразователям, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам для служебного пользования».

2.2. Муниципальную услугу предоставляет архивный отдел Администрации муниципального района Похвистневский Самарской области (далее – архивный отдел).

Местонахождение архивного отдела и его почтовый адрес: 446452, Самарская область, г. Похвистнево, ул. Мира, д.20.

Телефоны: 8 (84656) 2 37 66, 8 (84656) 2 46 52,   факс 2 37 66.

Электронный адрес: arhiv_pr@mail.ru

2.3. График (режим) работы архивного отдела:

приёмные дни: понедельник – с 10.00 до 17.00,

среда – с 8.00 до 17.00,

пятница – с 8.00 до 12.00, обеденный перерыв – с 12.00 до 13.00.

Выходной: суббота, воскресенье.

2.4. Результатом предоставления муниципальной услуги является:

— выдача в установленном порядке заявителю из архивохранилища архивного отдела архивных документов во временное пользование;

— отказ в предоставлении заявителю архивных документов во временное пользование.

2.5. Срок предоставления муниципальной услуги составляет 10 дней со дня регистрации запроса о предоставлении муниципальной услуги.

Архивные документы выдаются из архивохранилища на срок:

—     фондообразователям — до трех месяцев;

—     судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам — до шести месяцев;

—     организациям для экспонирования на выставках — на срок, определенный договором.

2.6. Перечень требуемых от Заявителя документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

для фондообразователей, судебных, правоохранительных и иных уполномоченных органов:

—     письмо-запрос о выдаче архивных документов во временное пользование (приложение 1);

—     документ, удостоверяющий личность получателя муниципальной услуги и его право на получение архивных документов.

Для организаций, занимающихся выставочной деятельностью:

—     письмо-запрос о выдаче архивных документов во временное пользование (приложение 1);

—     договор о проведении выставки с условиями экспонирования                  (приложение 3);

—     документ, удостоверяющий личность получателя муниципальной услуги и его право на получение архивных документов.

2.7. Для предоставления муниципальной услуги не требуется получения услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги.

2.8. Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

— отсутствие документов, предусмотренных пунктом 2.6. настоящего административного регламента;

— заявление подано лицом, не уполномоченным совершать такого рода действия;

— в письменном запросе не указаны фамилия, почтовый адрес Заявителя (для физического лица), полное наименование юридического лица, место нахождения (для юридического лица);

— в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью, и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. В данном случае обращение остается без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а Заявителю, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом;

— текст письменного обращения не поддается прочтению. В данном случае ответ на обращение не дается, оно не подлежит направлению на рассмотрение, о чем сообщается Заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

2.9.   Основанием отказа в предоставлении муниципальной услуги является:

—     заявитель не относится ни к одной из указанных в пункте 1.3. настоящего админстративного регламента категорий получателей услуги;

—     архивные документы, требуемые для выдачи во временное пользование,                    не прошли научного описания и технического оформления;

—     архивные документы, требуемые для выдачи во временное пользование, находятся в неудовлетворительном физическом состоянии;

—     невозвращение получателем муниципальной услуги архивных документов, выданных ранее во временное пользование.

2.10. Ограничения по предоставлению услуги:

—     содержание архивных документов, запрашиваемых к выдаче во временное пользование, должно соответствовать цели запроса.

2.11. Предоставление архивных документов во временное пользование фондообразователям, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам для служебного пользования производится бесплатно.

2.12.  Предоставление архивных документов во временное пользование организациям для экспонирования на выставках производится бесплатно                          на условиях, определенных договором.

2.13. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче документов                      на получение  муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.

2.14. Максимальный срок ожидания в очереди при получении результата предоставления  муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.

2.15. Требования к местам предоставления муниципальной услуги.

Помещения по предоставлению муниципальной услуги должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам, СНИПам, требованиям техники безопасности и пожарной безопасности.

2.16. Показатели доступности и качества муниципальных услуг.

Качественной предоставляемая муниципальная услуга признаётся                           при предоставлении услуги в сроки, определённые п.п. 2.5. настоящего административного регламента, и при отсутствии жалоб со стороны потребителей    на нарушение требований стандарта предоставления муниципальной услуги.

2.17. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления муниципальных услуг в электронной форме:

2.17.1. Информирование заявителей о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется в виде:

— индивидуального информирования;

— публичного информирования.

Информирование проводится  в форме:

— устного информирования,

— письменного информирования.

2.17.2. Индивидуальное устное информирование о порядке предоставления муниципальной обеспечивается должностными лицами, осуществляющими предоставление муниципальной услуги (далее – должностные лица) лично, либо по телефону.

2.17.3. Заявитель имеет право на получение сведений о стадии прохождения его обращения.

2.17.4. При информировании Заявителя о порядке предоставления муниципальной услуги должностное лицо сообщает информацию по следующим вопросам:

— категории Заявителя, имеющих право на получение муниципальной услуги;

— перечень документов, требуемых от Заявителя, необходимых для получения муниципальной услуги;

— требования к заверению документов и сведений;

— входящие номера, под которыми зарегистрированы в системе делопроизводства заявления и прилагающиеся к ним материалы;

—  необходимость предоставления дополнительных документов и сведений.

Информирование по иным вопросам осуществляется только на основании письменного обращения.

При ответе на телефонные звонки должностное лицо должно назвать фамилию, имя, отчество, занимаемую должность и наименование структурного подразделения, предложить гражданину представиться и изложить суть вопроса.

Должностное лицо при обращении с Заявителем (по телефону или устно) должно корректно и внимательно относиться к Заявителю, не унижая его чести и достоинства. Устное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги должно производиться с использованием официально-делового стиля речи. Во время разговора необходимо произносить слова чётко, избегая «параллельных разговоров» с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат.

Должностное лицо, осуществляющее устное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги, не вправе осуществлять информирование Заявителя, выходящее  за рамки стандартных процедур и условий предоставления муниципальной услуги  и прямо и косвенно влияющее на индивидуальное решение гражданина.

Должностное лицо, осуществляющее индивидуальное устное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги, должно принять все необходимые меры для полного и оперативного ответа на поставленные вопросы. В случае невозможности предоставления полной информации должностное лицо, осуществляющее устное информирование, должно предложить гражданину обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо назначить другое удобное для него время для устного информирования по интересующему его вопросу.

2.17.5. Индивидуальное письменное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги при письменном обращении гражданина в орган, предоставляющий муниципальную услугу, осуществляется путём направления ответов почтовым отправлением, а также электронной почтой.

При индивидуальном письменном информировании ответ направляется Заявителю в течение 30 дней со дня регистрации обращения.

Если для предоставления муниципальной услуги необходимо истребование дополнительных материалов, либо принятие мер, срок предоставления муниципальной услуги может быть продлён с обязательным уведомлением потребителя.

2.17.6. Публичное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется посредством размещения соответствующей информации                   в средствах массовой информации, на официальном сайте Администрации муниципального района Похвистневский в сети Интернет: www.pohr.ru или                        на портале государственных и муниципальных услуг: www.gosuslugi.ru,  а также                  на информационных стендах в местах предоставления муниципальной услуги.

2.17.7. На портале государственных и муниципальных услуг: www.gosuslugi.ru заявителю предоставляется возможность копирования и заполнения в электронном виде формы запроса, договора (Приложение 1  и Приложение 3 к настоящему административному регламенту)  о предоставлении муниципальной услуги. Информация о ходе предоставления муниципальной услуги направляется Заявителю по адресу электронной почты, указанному в заявлении.

2.18. Муниципальная услуга может предоставляться на базе многофункционального центра предоставления государственных и муниципальных услуг, в соответствии с Федеральным Законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», настоящим административным регламентом и соглашением о межведомственном взаимодействии.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных

процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности

выполнения административных процедур в электронной форме

3.1. Основанием для начала предоставления муниципальной услуги является обращение заявителя в архивный отдел с приложением полного пакета документов, указанных в п. 2.6. настоящего административного регламента (путём личного обращения, письменно почтовым отправлением  или по электронной почте).

3.2.   Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

—     регистрация запроса и направление его на исполнение;

—     оформление договора (в случае экспонирования документов);

—     оформление выдачи документов во временное пользование,

—     выдача документов во временное пользование и контроль за их сохранностью;

—     оформление возвращения архивных документов в архивный отдел.

Предоставление муниципальных услуг в электронной форме осуществляется     в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Самарской области. Состав административных процедур, предоставляемых в электронном виде, а также действий заявителя на получение информации о предоставлении услуги в электронном виде определяется в соответствии с содержанием этапов перехода  на предоставление муниципальной услуги в электронном виде.

3.3.   Поступивший в архивный отдел запрос о предоставлении документов              во временное пользование регистрируется в течение одного дня.

3.4. Начальник отдела рассматривает поступивший запрос о предоставлении документов во временное пользование и принимает решение:

—     об отказе в предоставлении архивных документов во временное пользование в случаях, предусмотренных пунктами 2.9. и 2.10. настоящего регламента;

—     о предоставлении архивных документов во временное пользование.

Срок рассмотрения запроса начальником архивного отдела и принятия решения – в течение трех дней. Срок предоставления документов во временное пользование – не более 10 дней со дня регистрации запроса.

3.5.   При отказе в предоставлении архивных документов во временное пользование заявителю направляется ответ, в котором излагается причина,                      по которой архивные документы не могут быть выданы во временное пользование.

3.6.     Перед выдачей архивных документов во временное пользование проводится их полистная проверка наличия и состояния (проверка нумерации листов, соответствия шифра и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела               в описи, наличие листа использования дела).

3.7.     Архивный отдел уведомляет заявителя о том, что он отвечает                                 за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы                 с ними в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.8.   Предоставление архивных документов во временное пользование оформляется актом о выдаче архивных документов во временное пользование  и регистрируется в книге выдачи архивных документов из хранилища во временное пользование.

3.8.1.          Акт выдачи архивных документов во временное пользование (приложение 2) составляется в двух экземплярах: один остается в архивном отделе, другой – выдается заявителю.

Акт подписывается начальником архивного отдела и руководителем организации – заявителя. Подписи скрепляются печатями сторон.

3.9.   В случае выдачи документов во временное пользование для экспонирования документов оформляется договор (приложение 3), в котором прописываются условия экспонирования. Договор составляется в двух экземплярах: один остается  в архивном отделе, другой передается организации, проводящей выставку.

3.10. После возвращения в архивный отдел архивных документов в обоих экземплярах акта делается соответствующая отметка. Один экземпляр остается               в архивном отделе, другой – выдается заявителю.

3.11. При возвращении архивных документов в архивный отдел осуществляется полистная проверка их физического состояния в установленном порядке. В книге выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии лица, возвратившего архивные документы. Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт                  в произвольной форме, который подписывается работником архивного отдела и лицом, возвращающим архивные документы.

3.12. В случае нарушения срока возвращения архивных документов, выясняются его причины и принимаются меры к возврату архивных документов.

3.13. В случае возникновения необходимости продления срока временного пользования архивными документами заявитель обращается в архивный отдел                с просьбой о продлении срока.

Решение о продлении срока временного пользования архивными документами принимается начальником архивного отдела после проверки сохранности выданных во временное пользование архивных документов.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется заместителем Главы района, руководителем аппарата Администрации района, начальником архивного отдела.

Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, проверок соблюдения и исполнения сотрудниками положений настоящего административного регламента.

4.2. Проведение текущего контроля должно осуществляться не реже двух раз в год. Текущий контроль может быть плановым (осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы отдела) и внеплановым (проводиться по конкретному обращению Заявителя или иных заинтересованных лиц). При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), или вопросы, связанные с исполнением отдельных административных процедур (тематические проверки).

4.3.  Специалист  отдела, ответственный за предоставление   муниципальной услуги несет персональную ответственность за:

— соблюдение сроков, порядка приема документов и выдачи архивных справок, выписок, копий;

—    соблюдение     настоящего   административного      регламента                           в   соответствии  с законодательством.

Персональная ответственность должностного лица (специалиста) архивного отдела закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования действия решений и действий (бездействия) органа Администрации района, а также должностных лиц, муниципальных служащих

5.1. Заинтересованные лица имеют право на обжалование действий (бездействия), решений, принятых (осуществляемых) в ходе исполнения функции в досудебном (внесудебном) или судебном порядке.

5.2. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы (обращения) лично от заявителя (уполномоченного лица) или направленной по электронной почте.

Заявители могут обжаловать в следующем порядке действия или бездействия должностного лица (специалиста):

— специалистов архивного отдела – начальнику архивного отдела;

— начальника архивного отдела – заместителю Главы района, руководителю аппарата Администрации района;

— заместителя Главы района, руководителя аппарата Администрации района – Главе района.

5.3. Жалоба на действия (бездействие) должностных лиц Администрации муниципального района Похвистневский, муниципальных служащих, непосредственно исполняющих муниципальную функцию, принятые ими решения при осуществлении муниципальной услуги может быть подана в досудебном (внесудебном) порядке Главе муниципального района Похвистневский.

5.4. Жалоба, поданная в письменной форме, должна содержать:

— наименование органа местного самоуправления, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица;

— фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии)  лица, подавшего жалобу, почтовый адрес, по которому должны быть отправлен ответ, уведомление о переадресации обращения;

— существо жалобы;

— личную подпись (подпись уполномоченного представителя) и дату;

— иные документы и материалы либо их копии (в случае подтверждения своих доводов).

5.5. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы:

— представлять дополнительные документы и материалы либо обращаться               с просьбой об их истребовании;

— знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения жалобы, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц,         и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

5.6. Жалоба не подлежит рассмотрению и возвращается заявителю в случаях, если:

— в жалобе не указана фамилия заявителя, направившего жалобу, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

— жалоба содержит нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи (заявителю направляется сообщение о недопустимости злоупотребления правом);

— текст жалобы не поддается прочтению (жалоба возвращается заявителю, если его фамилия и почтовый адрес поддается прочтению);

— в жалобе содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства;

— разглашаются сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений).

5.7. Поступившая жалоба рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации.

5.8. Решения, действия (бездействие) Администрации, органа Администрации, должностного лица Администрации, могут быть обжалованы заинтересованными лицами в судебном порядке.

5.9. Заявление может быть подано гражданином в суд в течение трех месяцев со дня, когда ему стало известно о нарушении его прав и свобод по месту его жительства.

5.10. В случае если действия (бездействие), принятое решение в ходе предоставления муниципальной услуги, затрагивает права и законные интересы в сфере предпринимательской и иной экономической деятельности, заявление направляется в арбитражный суд в течение трех месяцев со дня, когда гражданину стало известно о нарушении его прав и свобод по месту его жительства.

Приложение 1

Начальнику архивного отдела

Администрации

муниципального района

Похвистневский

Запрос

________________________________________________________________________

название организации (учреждения)

____________________________________________________________________________________

просит предоставить во временное пользование документы _____________________

_____________________________________________________________________________________

название фонда

_____________________________________________________________________________________

за ________________________ годы в количестве ______________________________

цифрами и прописью

__________________________________________________________________ единиц хранения.

Наименование должности руководителя                       Подпись                      Расшифровка подписи

Инициалы и фамилия исполнителя

Телефон

Приложение  2

Архивный отдел Администрации

муниципального района Похвистневский

Самарской области

ул.Мира, 20, г.Похвистнево, Самарская область, 446452

А К Т

_______________________ № _________

(дата)

о выдаче документов во временное пользование

_________________________________________

(наименование организации)

________________________________________________

(почтовый индекс, адрес)

Основание ______________________________________________________________

________________________________________________________________________

Для какой цели выдаются документы ________________________________________

________________________________________________________________________

Выдаются следующие ед. хр. из фонда _______________________________________

(название, номер)

Опись  № ___	Ед. хр.  № ___	Заголовок ед.хр.	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5

 

Всего выдаётся ___________________________ ед. хр.  (общим количеством листов)

на срок _____________________

Документы выданы в упорядочённом состоянии.

Получатель обязуется не предоставлять документы, полученные во временное

пользование, для просмотра или использования другим организациям и

посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не производить

изъятия каких-либо частей из выданных документов, не публиковать документов

без разрешения архивного отдела.

Получатель предупреждён об ответственности по закону в случае утраты или

повреждения выданных документов.

Приложение 3

Договор

_____________

(дата)

Архивный отдел Администрации муниципального района Похвистневский Самарской области в лице начальника _______________________________________, действующий на основании Положения______________________________________

____________________ , с одной стороны, и __________________________________

________________________________________________________________________

(организация)

в лице __________________________________________________________________

с другой  стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. Архивный отдел  Администрации муниципального района Похвистневский обязан:

1.1. Передать ____________________ ед. хр. документов, ___________ копий

сроком на _______________________ с _________________ до _________________

_____________________________

Прилагается перечень всех документов.

1.2. Предоставить подлинники документов за ____________________ дней до открытия экспозиции, копии за _________________________ дней или обеспечить  подготовку документов к отправке к ____________________ или отправить документы в адрес устроителей выставки не позднее _________________________

дата

2. ________________________________________________________ обязана:

организация

2.1. Обеспечить сохранность представленных документов (копий)  и своевременное их возвращение в архивный отдел, соблюдение охранного, температурно-влажностного, санитарно-гигиенического и светового режимов, условий транспортировки __________________________________________________

________________________________________________________________________

2.2. Обеспечить сотрудникам архивного отдела возможность осуществлять систематический контроль за соблюдением режимов и правил обеспечения сохранности документов в процессе их экспонирования.

2.3. Обеспечить немедленный возврат документов по требованию архивного отдела в случае нарушения режимов и правил их экспонирования.

2.4. Не допускать кино-, теле-, фотосъёмки  документов без разрешения  руководства архивного отдела. Производить съёмки документов только   в присутствии сотрудников архивного отдела без вскрытия витрин.

2.5. Предоставить архивному отделу транспорт для доставки документов               на выставку и обратно (или оплатить его использование).

2.6. В случае хищения  (или пропажи) экспонируемых документов немедленно информировать руководство архивного отдела и органы внутренних дел.

3. В случае возникновения разногласий и споров в процессе выполнения договора они должны решаться в арбитражном или судебном порядке по месту подписания договора.

4. Настоящий договор составлен в двух экземплярах каждый на __________ языках, оба имеют одинаковую юридическую силу.

Начальник архивного отдела                                       Руководитель организации

Подпись                                                                         Подпись

М.П.                                                                                М.П.

 

УТРАТИЛО СИЛУ ПОСТАНОВЛЕНИЕМ №777 ОТ 19.09.2014

АДМИНИСТРАЦИЯ   муниципального района Похвистневский Самарской области ПОСТАНОВЛЕНИЕ __10.12.2012____ № _________918_____ г. Похвистнево Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги «Приём на хранение архивных документов»

 

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 года  № 210-ФЗ                      «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», руководствуясь ст. 26, 27  Устава района,  Администрация муниципального района Похвистневский

П О С Т А Н О В Л Я Е Т:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент предоставления муниципальной услуги «Приём на хранение архивных документов».

2. Опубликовать настоящее Постановление в средствах массовой информации и разместить на официальном сайте Администрации района в сети Интернет.

3. Постановление вступает в силу со дня официального опубликования.

4. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить                        на заместителя Главы района, руководителя аппарата Администрации муниципального района Похвистневский.

5.   Постановление от 17.05.2011 № 331 «Об утверждении административных регламентов исполнения муниципальных услуг архивным отделом Администрации  района» считать утратившим силу.

Глава района                                                                       Ю.Ф.Рябов

УТВЕРЖДЕН

Постановлением Администрации

муниципального района Похвистневский

от  10.12.2012_____  № __918_

Административный регламент

предоставления муниципальной услуги

«Приём на хранение архивных документов»

I. Общие положения

1.1. Настоящий административный регламент предоставления муниципальной  услуги «Приём на хранение архивных документов» (далее – административный регламент) разработан в целях повышения качества предоставления муниципальной услуги «Приём на хранение архивных документов» (далее – муниципальная услуга), определяет основные требования к предоставлению муниципальной услуги, повышения качества исполнения и доступности результатов предоставления муницпальной услуги, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур).

1.2. В настоящем административном регламенте используются следующие термины и понятия:

муниципальная услуга, предоставляемая органом местного самоуправления (далее – муниципальная услуга) – деятельность по реализации функций органа местного самоуправления, которая осуществляется по запросам заявителей в пределах полномочий органа, предоставляющегомуниципальные услуги, по решению вопросов местного значения;

заявитель – физические или юридические лица, либо их уполномоченные представители, индивидуальные предприниматели, обратившиеся в орган, предоставляющий муниципальные услуги, либо в организации, предоставляющие муниципальные услуги, с запросом о предоставлении муниципальной услуги, выраженным в письменной или электроннйо форме.

1.3.   Право на получение муниципальной услуги имеют физические и юридические лица (далее – заявители), а именно:

—   территориальные органы федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иные государственные органы Российской Федерации, расположенные на территории Похвистневского района, на основании договора (соглашения) о сотрудничестве;

—    органы государственной власти Самарской области, иные государственные органы Самарской области, государственные организации и предприятия, государственные учреждения;

—    негосударственные организации, общественные объединения, расположенные на территории Похвистневского района, на основании договора (соглашения) о сотрудничестве (далее — организации);

—    граждане (держатели личных фондов) на основании договора.

1.4. Предоставление муниципальной услуги осуществляется  в соответствии с:

Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле
в Российской Федерации»;

Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации оказания государственных и муниципальных услуг»;

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;

Приказом Росархива от 11.03.1997 № 11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации»;

Законом Самарской области от 12.05.2005 № 109-ГД «Об архивном деле
в Самарской области»;

Уставом муниципального района Похвистневский, принятым Собранием представителей Похвистневского района 26.05.2005;

Постановлением  Администрации   муниципального  района Похвистневский от 26.11.2007 № 1369 «Об утверждении Положения об архивном отделе Администрации муниципального района Похвистневский».

1.5. Информирование о правилах предоставления муниципальной услуги осуществляется работниками архивного отдела.

Заявители могут получить информацию по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги:

— по телефону – должностные лица архивного отдела дают исчерпывающую информацию по вопросам предоставления муниципальной услуги;

—  по письменному обращению согласно приложению 1 –  ответ направляется                 в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения;

—  в электронном виде –  ответ направляется заявителю на электронный адрес, указанный в заявлении, в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления обращения;

— при личном обращении – прием осуществляется начальником архивного отдела по адресу: Самарская область, г. Похвистнево, ул. Мира, д.20;

— в электронном виде в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (далее – сеть «Интернет»);

—  в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» (далее – Единый портал государственных и муниципальных услуг) – http://www.gosuslugi.ru;

— в региональной системе Единого портала государственных и муниципальных услуг «Портал государственных и муниципальных услуг Самарской области» (далее  — Портал государственных и муниципальных услуг Самарской области) — http://www.pgu.samregion.ru и http://www.uslugi.samregion.ru.

1.6. Информирование о предоставлении муниципальной услуги, а также предоставленные гражданам в ходе консультаций формы документов и информационно-справочные материалы являются бесплатными.

1.7. Сведения о месте нахождения, графике работы, номерах справочных телефонах уполномоченного органа, осуществляющего предоставление муниципальной услуги, находятся в помещении уполномоченного органа,                          на информационных стендах.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование мунициальной услуги – «Приём на хранение архивных документов».

2.2. Муниципальную услугу предоставляет архивный отдел Администрации муниципального района Похвистневский Самарской области (далее – архивный отдел).

Местонахождение архивного отдела и его почтовый адрес: 446452, Самарская область, г. Похвистнево, ул. Мира, д.20.

Телефоны: 8 (84656) 2 37 66, 8 (84656) 2 46 52,   факс 2 37 66.

Электронный адрес: arhiv_pr@mail.ru

2.3. График (режим) работы архивного отдела:

приёмные дни: понедельник – с 10.00 до 17.00,

среда – с 8.00 до 17.00,

пятница – с 8.00 до 12.00, обеденный перерыв – с 12.00 до 13.00.

Выходной: суббота, воскресенье.

2.4. Результатом предоставления муниципальной услуги является:

—    прием на хранение документов в архивохранилище архивного отдела;

—  решение об отказе в приёме документов на хранение.

2.5. Срок предоставления муниципальной услуги составляет не более 10 дней со дня регистрации запроса.

2.6. Архивные документы принимаются в архивохранилище архивного отдела в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом.

2.6.1. От организаций –  источников комплектования документы архивного фонда Самарской области принимаются архивным отделом на постоянное хранение по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации:

документы государственных органов и организаций Самарской области, расположенных на территории Похвистневского района  – 10 лет;

документы территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории Похвистневского района – 15 лет;

документы органов местного самоуправления Похвистневского района – 5 лет;

документы по личному составу, записи нотариальных действий, похозяйственные книги и касающиеся приватизации жилищного фонда документы – 75 лет;

кино- и фотодокументы – 5 лет;

видео и фонодокументы – 3 года.

2.6.2. Внеплановый прием документов архивного фонда Самарской области,             а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации организации — источника комплектования и отсутствия его правопреемника или в случае угрозы сохранности архивных документов.

2.6.3.  Сроки временного хранения документов архивного фонда Самарской области в негосударственных организациях определяются в договоре (соглашении) между архивным отделом и собственником или владельцем указанных документов.

2.6.4. В исключительных случаях сроки временного хранения документов архивного фонда Самарской области могут быть продлены по просьбе организаций — источников комплектования архивного отдела (далее – источники                   комплектования) при необходимости практического использования архивных документов или отсутствия у архивного отдела возможности для приема указанных документов в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.

2.6.5. По просьбе источников комплектования и при наличии свободных площадей архивный отдел может осуществлять досрочный прием документов архивного фонда Самарской области, а также временное хранение архивных документов на основании договора.

2.6.6. Прием архивных документов на хранение от организаций,                                не являющихся источниками комплектования архивного отдела,  осуществляется                  на договорной основе при наличии свободных площадей в архивохранилищах.

2.6.7. При ликвидации негосударственных организаций образовавшихся                     в процессе их деятельности документы архивного фонда Самарской области, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, поступают в архивный отдел в соответствии                        с законодательством Российской Федерации на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) и архивным отделом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) организует их упорядочение                                   в установленном порядке.

2.6.8. Поступившие в архивный отдел запросы от организаций,                              не являющихся источниками комплектования архивного отдела, рассматриваются               в течение 30 дней со дня их регистрации.

2.6.9.         В случае если организация, направившая запрос, не является источником комплектования архивного отдела, запрос в течение 10 дней направляется по принадлежности в соответствующий муниципальный архив Самарской области, о чем архивный отдел сообщает заявителю.

2.6. Основанием для предоставления муниципальной услуги является:

— утвержденный постановлением Главы района план-график приема документов архивного фонда Самарской области на постоянное хранение                        (для организаций-источников комплектования архивного отдела).

2.7. Перечень требуемых от Заявителя документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

— запрос в адрес архивного отдела о приеме документов на хранение (приложение 1).

2.8. Для предоставления муниципальной услуги не требуется получения услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги.

2.9. Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

— отсутствие организаций — источников комплектования архивного отдела в утвержденном Главой района плане-графике приема документов;

— заявление подано лицом, не уполномоченным совершать такого рода действия;

— в письменном запросе не указаны фамилия, почтовый адрес Заявителя (для физического лица), полное наименование юридического лица, место нахождения (для юридического лица);

— в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью, и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. В данном случае обращение остается без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а Заявителю, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом;

— текст письменного обращения не поддается прочтению. В данном случае ответ на обращение не дается, оно не подлежит направлению на рассмотрение, о чем сообщается Заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

2.10. Основанием отказа в предоставлении муниципальной услуги является:

—   не обеспечение в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Самарской области и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, подготовки к передаче в упорядоченном состоянии документов на постоянное хранение в архивный отдел;

—   наличие правопреемника или вышестоящего органа организации,                   в случае ее ликвидации.

2.11. Все работы, связанные с отбором, подготовкой к передаче архивных документов на хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств организаций и граждан, передающих документы.

2.12. Муниципальная услуга «Приём на хранение архивных документов» осуществляется бесплатно.

2.13. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче документов                       на получение  муниципальной услуги не должен превышать15 минут.

2.14. Максимальный срок ожидания в очереди при получении результата предоставления  муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.

2.15. Требования к местам предоставления муниципальной услуги.

Помещения по предоставлению муниципальной услуги должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам, СНИПам, требованиям техники безопасности и пожарной безопасности.

2.16. Показатели доступности и качества муниципальных услуг.

Качественной предоставляемая муниципальная услуга признаётся                           при предоставлении услуги в сроки, определённые п.2.5.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    настоящего административного регламента, и при отсутствии жалоб                                   со      стороны потребителей на нарушение требований стандарта предоставления муниципальной услуги.

2.17. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления муниципальных услуг в электронной форме:

2.17.1. Информирование заявителей о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется в виде:

— индивидуального информирования;

— публичного информирования.

Информирование проводится  в форме:

— устного информирования,

— письменного информирования.

2.17.2. Индивидуальное устное информирование о порядке предоставления муниципальной обеспечивается должностными лицами, осуществляющими предоставление муниципальной услуги (далее – должностные лица) лично, либо по телефону.

2.17.3. Заявитель имеет право на получение сведений о стадии прохождения его обращения.

2.17.4. При информировании Заявителя о порядке предоставления муниципальной услуги должностное лицо сообщает информацию по следующим вопросам:

— категории Заявителя, имеющих право на получение муниципальной услуги;

— перечень документов, требуемых от Заявителя, необходимых для получения муниципальной услуги;

— требования к заверению документов и сведений;

— входящие номера, под которыми зарегистрированы в системе делопроизводства заявления и прилагающиеся к ним материалы;

—  необходимость предоставления дополнительных документов и сведений.

Информирование по иным вопросам осуществляется только на основании письменного обращения.

При ответе на телефонные звонки должностное лицо должно назвать фамилию, имя, отчество, занимаемую должность и наименование структурного подразделения, предложить гражданину представиться и изложить суть вопроса.

Должностное лицо при обращении с Заявителем (по телефону или устно) должно корректно и внимательно относиться к Заявителю, не унижая его чести и достоинства. Устное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги должно производиться с использованием официально-делового стиля речи. Во время разговора необходимо произносить слова чётко, избегая «параллельных разговоров» с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат.

Должностное лицо, осуществляющее устное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги, не вправе осуществлять информирование Заявителя, выходящее  за рамки стандартных процедур и условий предоставления муниципальной услуги  и прямо и косвенно влияющее на индивидуальное решение гражданина.

Должностное лицо, осуществляющее индивидуальное устное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги, должно принять все необходимые меры для полного и оперативного ответа на поставленные вопросы. В случае невозможности предоставления полной информации должностное лицо, осуществляющее устное информирование, должно предложить гражданину обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо назначить другое удобное для него время для устного информирования по интересующему его вопросу.

2.17.5. Индивидуальное письменное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги при письменном обращении гражданина                  в орган, предоставляющий муниципальную услугу, осуществляется путём направления ответов почтовым отправлением, а также электронной почтой.

При индивидуальном письменном информировании ответ направляется Заявителю в течение 30 дней со дня регистрации обращения.

Если для предоставления муниципальной услуги необходимо истребование дополнительных материалов, либо принятие мер, срок предоставления муниципальной услуги может быть продлён с обязательным уведомлением потребителя.

2.17.6. Публичное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется посредством размещения соответствующей информации                   в средствах массовой информации, на официальном сайте Администрации муниципального района Похвистневский в сети Интернет: www.pohr.ru или                        на портале государственных и муниципальных услуг: www.gosuslugi.ru,  а также                  на информационных стендах в местах предоставления муниципальной услуги.

2.17.7. На портале государственных и муниципальных услуг: www.gosuslugi.ru заявителю предоставляется возможность копирования и заполнения в электронном виде формы запроса (Приложение 1 к настоящему административному регламенту)                  о предоставлении муниципальной услуги. Информация о ходе предоставления муниципальной услуги направляется Заявителю по адресу электронной почты, указанному в заявлении.

2.18. Муниципальная услуга может предоставляться на базе многофункционального центра предоставления государственных и муниципальных услуг, в соответствии с Федеральным Законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», настоящим административным регламентом и соглашением о межведомственном взаимодействии.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных

процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности

выполнения административных процедур в электронной форме

3.1. Основанием для начала предоставления муниципальной услуги является обращение заявителя в архивный отдел с приложением полного пакета документов, указанных в п. 2.7. настоящего административного регламента (путём личного обращения, письменно почтовым отправлением  или по электронной почте).

3.2.   Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

—     регистрация запроса  и направление его на исполнение;

—    приём документов на хранение;

— оформление акта приёма — передачи архивных документов на хранение                                  (приложение  2).

Предоставление муниципальных услуг в электронной форме осуществляется            в соответствии с законодательством Российской Федерации Российской Федерации и законодательством Самарской области. Состав административных процедур, предоставляемых в электронном виде, а также действий заявителя на получение информации о предоставлении услуги в электронном виде определяется                             в соответствии с содержанием этапов перехода на предоставление муниципальной услуги в электронном виде.

3.3. Поступившие в архивный отдел запросы от источников комплектования                 о приеме документов на постоянное хранение визируются начальником архивного отдела и регистрируются в течение 3 дней.

3.4.   Документы архивного фонда Самарской области принимаются                     в архивный отдел по утвержденным экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) описям дел, документов; документы по личному составу — по согласованным ЭПК описям дел, документов; архивные документы с неистекшими сроками временного хранения — по сдаточным описям.

3.5.   При приеме архивных документов проводится проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния и проверка наличия комплектности учетных документов.

3.6. Прием дел производится поединично; особо ценные дела принимаются           с их полистной проверкой. Во всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается новая итоговая заверительная запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Источник комплектования принимает меры по розыску                               не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их копиями.

3.7.   Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение 2), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архивном отделе, другой — в организации, передающей документы.

Вместе с архивными документами в архивный отдел передаются три экземпляра описи дел, документов.

3.8.  При первом приеме архивных документов от источника комплектования принимается также историческая справка о нем и его фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре фондообразователя.

3.9.   Прием архивных документов на временное хранение оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение 2) и производится по сдаточной описи.

3.10. Документы от граждан поступают в архив и включаются в состав архивного фонда Самарской области по договору дарения, по завещанию, по  договору купли-продажи, по решению суда.

3.10.1. Прием документов от граждан в архивный отдел осуществляется            на основании решения ЭПК управления по результатам рассмотрения заключения                 о научно-исторической ценности документов личного происхождения и сдаточной или оценочной описи и оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения.

3.10.2. При отрицательном решении вопроса о приеме или приобретении архивным отделом документов от граждан, а также возврате по результатам экспертизы ценности владельцу их части из числа находившихся в архивном отделе  составляется акт возврата документов в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в архивном отделе, другой вместе с документами (их частью) возвращается собственнику или владельцу.

3.11. Аудиовизуальные документы принимаются на хранение в следующем комплекте: кинодокументы (фильмы, спецвыпуски) — негатив изображения, негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный позитив изображения, установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов (в исключительных случаях принимается неполный комплект); фотодокументы — негатив, контрольный фотоотпечаток; фонодокументы и видеодокументы — оригинал и копия. Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация:                       для кинодокументов — монтажные листы, аннотации, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов; для фотодокументов — аннотация;                                   для фонодокументов — сопроводительная документация; для видеодокументов — акты технического состояния.

3.12. Электронные документы принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести, и с необходимым комплектом сопроводительной документации.

3.13. Прием документов архивного фонда Самарской области и других архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных организаций осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется заместителем Главы района, руководителем аппарата Администрации района, начальником архивного отдела.

Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, проверок соблюдения и исполнения сотрудниками положений настоящего регламента.

4.2. Проведение текущего контроля должно осуществляться не реже двух раз в год. Текущий контроль может быть плановым (осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы отдела) и внеплановым (проводиться по конкретному обращению Заявителя или иных заинтересованных лиц). При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), или вопросы, связанные с исполнением отдельных административных процедур (тематические проверки).

4.3.  Специалист архивного отдела, ответственный за предоставление   муниципальной услуги несет персональную ответственность за:

— соблюдение сроков, порядка приема документов и выдачи архивных справок, выписок, копий;

—    соблюдение     настоящего   административного      регламента                           в   соответствии  с законодательством.

Персональная ответственность должностного лица (специалиста) архивного отдела закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования действия решений и действий (бездействия) органа Администрации района, а также должностных лиц, муниципальных служащих

5.1. Заинтересованные лица имеют право на обжалование действий (бездействия), решений, принятых (осуществляемых) в ходе исполнения функции в досудебном (внесудебном) или судебном порядке.

5.2. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы.

Заявители могут обжаловать в следующем порядке действия или бездействия должностного лица (специалиста):

— специалистов архивного отдела – начальнику архивного отдела;

— начальника архивного отдела – заместителю Главы района, руководителю аппарата Админстрации района;

— заместителя Главы района, руководителя аппарата Админстрации района – Главе района.

5.3. Жалоба на действия (бездействие) должностных лиц Администрации муниципального района Похвистневский, муниципальных служащих, непосредственно исполняющих муниципальную функцию, принятые ими решения при осуществлении муниципальной услуги может быть подана в досудебном (внесудебном) порядке Главе муниципального района Похвистневский.

5.4. Жалоба, поданная в письменной форме, должна содержать:

— наименование органа местного самоуправления, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица;

— фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии)  лица, подавшего жалобу, почтовый адрес, по которому должны быть отправлен ответ, уведомление о переадресации обращения;

— существо жалобы;

— личную подпись (подпись уполномоченного представителя) и дату;

— иные документы и материалы либо их копии (в случае подтверждения своих доводов).

5.5. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы:

— представлять дополнительные документы и материалы либо обращаться с просьбой об их истребовании;

— знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения жалобы, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц, и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

5.6. Жалоба не подлежит рассмотрению и возвращается заявителю в случаях, если:

— в жалобе не указана фамилия заявителя, направившего жалобу, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

— жалоба содержит нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи (заявителю направляется сообщение о недопустимости злоупотребления правом);

— текст жалобы не поддается прочтению (жалоба возвращается заявителю, если его фамилия и почтовый адрес поддается прочтению);

— в жалобе содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства;

— разглашаются сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений).

5.7. Поступившая жалоба рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации.

5.8. Решения, действия (бездействие) Администрации, органа Администрации, должностного лица Администрации, могут быть обжалованы заинтересованными лицами в судебном порядке.

5.9. Заявление может быть подано гражданином в суд в течение трех месяцев со дня, когда ему стало известно о нарушении его прав и свобод по месту его жительства.

5.10. В случае если действия (бездействие), принятое решение в ходе предоставления муниципальной услуги, затрагивает права и законные интересы в сфере предпринимательской и иной экономической деятельности, заявление направляется в арбитражный суд в течение трех месяцев со дня, когда гражданину стало известно о нарушении его прав и свобод по месту его жительства

Приложение 1

Начальнику архивного отдела

Администрации

муниципального района

Похвистневский

Запрос

____________________________________________________________________

название организации (учреждения)

________________________________________________________________________________

просит принять на постоянное (долговременное) хранение документы ________

________________________________________________________________________________

название передаваемого фонда

_______________________________________________________________________________________

за ________________________ годы в количестве _________________________

цифрами и прописью

______________________________________________________________ единиц хранения.

Наименование должности руководителя                       Подпись                      Расшифровка подписи

Инициалы и фамилия исполнителя

телефон

Приложение 2

УТВЕРЖДАЮ  _____________________________ (наименование должности руководителя _______________________________________ организации-сдатчика) Подпись                 Расшифровка подписи Дата                        Печать

УТВЕРЖДАЮ  Начальник архивного отдела Администрации муниципального района Похвистневский Самарской области Подпись              Расшифровка подписи Дата                     Печать

 

А К Т

______________ № ______

приёма-передачи архивных

документов на хранение

___________________________________________________________________________________

(основание передачи) _________________________________________________________________________________________________

(название передаваемого фонда)

___________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________    сдал,

(название организации сдатчика)

Архивный отдел Администрации муниципального района Похвистневский Самарской_________

(название организации-приёмщика)

области_______________________________________________________________________________ принял

документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:

№  пп	Название,  номер описи	Количество  экземпляров описи	Количество  ед. хр.	Примечания
1	2	3	4	5

 

Итого принято ______________________________  ед. хр.

Передачу произвели:                                                                       Приём произвели:

Должность      Подпись    Расшифровка                            Должность Подпись  Расшифровка

подписи                                                                          подписи

Дата                                                                                      Дата

Фонду присвоен № ______________________

Изменения в учётные документы внесены.

Должность                                            Подпись                                     Расшифровка  подписи

Дата

УТРАТИЛО СИЛУ ПОСТАНОВЛЕНИЕМ №778 ОТ 19.09.2014